Cheat sheet aplikace Microsoft Office Outlook

Microsoft Office Outlook Cheat Sheet

Microsoft Outlook je aplikace pro správu vašich osobních údajů a harmonogramu. Ačkoli je hlavně známý a používá se pro své e-mailové schopnosti, zahrnuje také funkce, jako je kalendář, deník, poznámky, správa kontaktů, správa úkolů a procházení webu. Je součástí širší rodiny produktů Microsoft Office, můžete si jej však zakoupit jako samostatný program. Spolupráce Microsoft Exchange Server a Microsoft SharePoint Server je také možný, což inklinuje k organizacím, které potřebují sdílet schránky, kalendáře nebo jiná data.

S více než milionem uživatelů je Outlook jedním z předních e-mailových klientů a aplikací pro osobní správu po celém světě. Proto je důležité při práci s ním znát všechny triky a funkce. Náš podváděcí list si klade za cíl přinést vám pokyny, jak začít pracovat s Outlookem, a sdílet některé užitečné tipy, které můžete v budoucnu využít.

• Tip: Znáte někoho, kdo s Outlookem právě začíná? Sdílejte podváděcí článek aplikace Outlook s přáteli, spolužáky, kolegy nebo zaměstnanci, abyste se mohli rychleji učit. Znalosti jsou síla a vy můžete pomáhat ostatním tím, že jim pošlete tento podváděcí list.

Perpetual Vs Subscription License? Který byste si měli vybrat?

Outlook je součástí sady Microsoft Office, díky níž je k dispozici ve dvou různých verzích. Obě tyto verze nabízejí různé klady a zápory, které jsou vhodnější pro kontrastní publikum, takže je důležité, abychom si před nákupem zkontrolovali vaše možnosti.

„Perpetual“ licence nabízí cenově velmi efektivní řešení, protože k vlastnění Outlooku musíte provést pouze jednu platbu. Z tohoto důvodu společnost Microsoft v budoucnu nenabízí žádné aktualizace - jakmile si něco zakoupíte, budete vlastnit tehdy dostupnou verzi a budete si muset zakoupit budoucí verze.

Na druhou stranu, nákup předplatného Office 365 má své výhody, i když to není něco, co budete vlastnit navždy. I když to může být dražší, získáte okamžitý přístup k více aplikacím Office, stejně jako budoucí aktualizace a další jedinečné funkce. Pokud potřebujete věci jako cloudové sdílení a současná spolupráce s týmem, předplatné je určitě způsob, jak jít.

Seznamte se s rozhraním pásu karet

Měli byste vědět, že pás karet je již několik let hlavní součástí aplikací Office. Byl představen až v Office 2007 se záměrem usnadnit navigaci. Staromódní nabídky a více úrovní podnabídek mohou být rychle matoucí a unavující. Na pásu karet můžete použít vizuální rozhraní, které vám pomůže mnohem lépe najít nástroje, které znáte a máte rádi.

Pás karet je váš způsob navigace v aplikaci Outlook, který otevírá možnosti formátování textu, vkládání prvků, vyladění vašich e-mailů a přístupu k dalším funkcím. To znamená, že v první řadě se musíme naučit vše, co je o pásu karet.

Na rozdíl od dřívějších verzí Outlooku má pás karet v nových verzích plošší design, který umožňuje menší nepořádek na obrazovce, který vás rozptyluje. Minimalistický design dodává softwaru moderní a stylový vzhled, který ho odlišuje od konkurence. Pokud chcete držet krok s dobou, rozhodně doporučujeme použít buď Outlook 2016 nebo Outlook 2019.

Přepněte pás karet

Existuje několik nastavení a způsobů, jak změnit samotné zobrazení pásu karet. V pravém horním rohu obrazovky uvidíte ikonu s názvem „Možnosti zobrazení pásu karet“, která otevírá rozevírací nabídku se třemi různými možnostmi:

• Automaticky skrýt pás karet: Tato možnost ve výchozím nastavení skryje samotný pás karet, stejně jako karty a příkazy v něm. Když je toto vybráno, jediným způsobem, jak vytvořit pás karet a jeho obsah, je kliknout na horní část obrazovky aplikace Outlook.
• Zobrazit karty: Tato možnost ponechá karty pásu karet, ale skryje všechny příkazy pod ním. Příkazy můžete zobrazit kliknutím na jednu z karet a stisknutím klávesy Ctrl + F1 kláves na klávesnici nebo výběrem možnosti „ Zobrazit karty a příkazy ”Místo toho.
• Zobrazit karty a příkazy: Pomocí této možnosti můžete kdykoli zobrazit celou pásku s kartami i příkazy.

Buďte efektivní s lištou Tell Me

Přestože je aplikace Outlook relativně vhodná pro začátečníky, je snadné se v ní ztratit, zejména pro nové uživatele. Společnost Microsoft provedla změnu, která pomáhá každému snadno najít nástroje v aplikaci. Vzhledem k velkému množství funkcí a schopností aplikace Outlook může být obtížné sledovat, kdekoli na Ribbonu žije každá funkce. Trávit spoustu času nástroji pro učení a zapamatování není volbou pro každého, proto bychom vám rádi představili tuto novou funkci.

Nové „Řekněte mi, co chcete dělat“ nebo jednoduše „ Řekni mi to „si klade za cíl tento problém odstranit. Můžete jej použít kliknutím na něj hned vedle poslední karty na pásu karet nebo stisknutím klávesy Alt + Q klávesy na klávesnici. Všimnete si, že tato funkce umožňuje psát - to je, když můžete aplikaci Outlook říct, co chcete dělat.

Řekněme například, že chcete na konec e-mailu vložit digitální podpis. V takovém případě byste měli otevřít Tell Me a zadat „digitální podpis“. Poté Outlook vrátí všechny nástroje související s podpisy a umožní vám používat nástroje, aniž byste kdykoli věděli, kde jsou na pásu karet.

Mohou se hodit i další výsledky, které navrhnou možná řešení vašeho problému. U každého zadaného úkolu máte vždy odkaz, který vám pomůže s daným tématem, nebo použijte funkci Inteligentní vyhledávání pro online vyhledávání.

Závěrem vám Tell Me umožňuje provádět úkoly rychleji a hledat řešení přímo uvnitř Outlook 2019 . I když se softwarem považujete za veterána, můžete i nadále hledat způsoby, jak svou práci urychlit. Tell Me si pamatuje úkoly, které jste dříve hledali, což umožňuje ještě lepší dosažitelnost v budoucnu.

Užijte si soustředěnou doručenou poštu

Je zřejmé, že Outlook dokáže jednoduché úkoly, jako je připomenutí, pokud jste zapomněli připojit soubor k e-mailu, kontrolu pravopisu, formátování textu nebo vložení vlastního digitálního podpisu kliknutím na tlačítko, ale nabízí mnohem víc než to .

Nová funkce Focused Inbox vám pomůže rozdělit příchozí e-maily do dvou různých poštovních schránek označených jako „Focused“ a „Other“. Tato změna byla implementována, aby vám pomohla vidět důležité věci hned, na rozdíl od toho, abyste viděli chaotický přehled veškeré příchozí pošty. Na kartě Zaostřeno dorazí důležité věci.

• Poznámka: Zaměřená doručená pošta nahrazuje starou funkci Nepořádek poprvé představenou v Office 2013. Pokud používáte trvalou verzi Office 2016, existuje možnost, že stále máte funkci Nepořádek a nemáte přístup k Zaostřené doručené poště. V tomto případě je jediné, co můžete pro získání funkce Zaostřená pošta udělat, upgrade na verzi Outlooku, která ji obsahuje, například Outlook 2019 .

Všechno ostatní plyne do jiné doručené pošty. To zahrnuje věci, jako jsou zpravodaje, e-maily generované počítačem a propagační akce. Máte možnost snadno přepínat mezi kartami a stále dostávat upozornění na e-maily, které přicházejí také do vaší jiné doručené pošty. Tuto funkci můžete také doladit podle svých vlastních preferencí, což znamená, že pokud si myslíte, že se něco mělo zobrazit na jiné kartě, můžete ji tam snadno umístit sami.

Využijte svůj hlas a uši

Funkce Diktát vám umožňuje mluvit do mikrofonu a automaticky převádět vaše slova na text pomocí rozpoznávání řeči. Je to jedna z inteligentních služeb Office, která přináší služby rozpoznávání řeči na další úroveň. Můžete snadno přidávat interpunkci, upravovat a opravovat text při současném mluvení a užít si rychlou práci, které můžete dosáhnout pouhým použitím hlasu.

Můžete také poslouchat své e-maily pomocí funkce Usnadnění přístupu. Jde to ruku v ruce s Dictate, protože umožňuje aplikaci Outlook nahlas číst vaše zprávy. Nyní je pro lidi s menšími schopnostmi mnohem jednodušší komunikovat než kdykoli předtím. I když nemáte žádné zdravotní postižení, můžete výrazně zvýšit své schopnosti multitaskingu a zvýšit produktivitu.

Spolupracujte se skupinami Office 365

Pokud vaše společnost nebo tým pracuje se skupinami Office 365, máte nyní povoleno připojit se ke skupinám, vytvářet nové skupiny a dokonce plánovat schůzky v kalendáři skupin z Outlooku. Tyto skupiny jsou k dispozici ve většině obchodních a podnikových plánů Office 265, což usnadňuje online spolupráci a organizaci než dříve. To vám umožňuje sdílet prostředky, jako jsou knihovny dokumentů, kalendáře, poznámky a e-mailové účty, i když pracujete na dálku.

Získejte něčí pozornost pomocí @Mention

Ti, kdo mají přítomnost na sociálních sítích online, by měli být seznámeni se zmínkami. Vložení symbolu @ před ID uživatele někoho může poslat oznámení, které vám umožní získat pozornost, i když je osoba mimo klávesnici. Stejně jako na sociálních médiích můžete @Mention people in your messages, making all tagged recipientes to receive a copy of your message, allowing for Continuous communication even across different timezones.

povolit zásady skupiny vzdálené plochy

Užitečné zkratky aplikace Outlook, které by měl každý znát

Abychom tento cheat sheet ukončili, rozhodli jsme se zahrnout některé z nejužitečnějších klávesových zkratek aplikace Outlook, které můžete použít k urychlení práce:

• Ctrl + Shift + M : Vytvořit novou e-mailovou zprávu.
• Ctrl + A : Chcete-li rychle přesouvat nebo mazat dávky zpráv najednou, vyberte všechny zprávy v doručené poště.
• Ctrl + D : Odstranit vybrané položky.
• Ctrl + Q : Označit e-maily jako přečtené.
• Ctrl + U : Označit e-maily jako nepřečtené.
• Ctrl + Shift + G : Označte zprávu, kterou chcete sledovat, abyste si ji později připomněli.
• Ctrl + Shift + K. : Vytvořte nový úkol.
• F3 : Otevřete vyhledávací pole a rychle prohlédněte doručenou poštu.

Pokud hledáte softwarovou společnost, které můžete důvěřovat pro její integritu a čestné obchodní praktiky, nehledejte nic jiného než SoftwareKeep. Jsme Microsoft Certified Partner a BBB Accredited Business, kterému záleží na tom, abychom našim zákazníkům přinesli spolehlivé a uspokojivé zkušenosti s potřebnými softwarovými produkty. Budeme s vámi před, během a po všech prodejích. To je naše 360stupňová záruka softwaru. Tak na co čekáš? Zavolejte nám ještě dnes +1877 315 ​​1713 nebo pošlete e-mail na adresu sales@softwarekeep.com. Také nás můžete kontaktovat prostřednictvím živého chatu.