Cheat sheet Microsoft Office Access

Microsoft Office Access Cheat Sheet

Pravděpodobně jste už někdy slyšeli, jak se slovo „databáze“ vrhá. Databáze je velká sbírka informací, která uživatelům pomáhá organizovat, prohlížet, vyhledávat, načítat a shromažďovat data. Pokud máte databázi, potřebujete správné nástroje a aplikace, které ji zvládnou a vytěží z ní maximum. Zejména pro ty, kteří pracují v týmových prostředích a potřebují sdílet data s jinými lidmi (uživatelé, vývojáři, recenzenti atd.), Je dokonalým řešením Microsoft Access, a pomocí našeho podváděcího listu Access budete profesionálem v žádném okamžiku.

Ulehčete si práci pomocí funkcí a nástrojů Accessu. Pokud si myslíte, že jste dobří v organizování informací, Access vás chystá vyhodit. Když vytváříte soubor v Accessu, v podstatě vytváříte soubor, který obsahuje různé části vaší databáze. Poté můžete svou databázi rozdělit na různé související části, aby byla správa snadná a rychlá. Tyto prvky se nazývají tabulky, dotazy, formuláře, sestavy atd.

Jakmile definujete všechny tyto různé prvky, můžete vše udržovat organizovaně. To vám umožňuje jasně sdílet a dodávat informace a vytvářet celé projekty do jednoho souboru. Bez ohledu na to, k jakému účelu je Access schopen vám nebo vaší firmě pomoci udržet informace jasné, bezpečné a organizované.

Tento podváděcí list si klade za cíl představit lidem, jak fungují nové generace Accessu. Není žádným překvapením, že zvládnutí takto nabité aplikace nějakou dobu trvá. Jsme tu, abychom vám pomohli s některými tipy a triky, jak rychle začít používat Access, nebo si osvěžit paměť, pokud jste veteránem Accessu.

• Tip: Pokud se vaši přátelé, kolegové nebo zaměstnanci potřebují dozvědět více informací o aplikaci Microsoft Access, nestyďte se a sdílejte tento článek! Znalosti jsou síla a vy máte schopnost pomáhat ostatním učit se sdílením.

Jak procházet pás karet aplikace Microsoft Access

Rozhraní, se kterým pracujeme, může být pro nové uživatele matoucí. Tady je malá infografika o základním rozhraní Accessu založeném na Access 2016 . Pokud si nejste jistí, jaké jsou různé prvky, nemusíte mít obavy. O pásu karet, datových tabulkách, objektech a dalších podrobnostech pojdeme dále v článku. Jen čtěte dál!

Naštěstí pro ty, kteří už nějakou dobu pracují s aplikacemi Office, není rozhraní Accessu tak neznámé, jak byste si mysleli. Dobří přátelé, jako je pás karet, lišta Tell Me a panel nástrojů Rychlý přístup, se vracejí, aby vám pomohli, zatímco datová část Accessu zůstává čistá a snadno čitelná.

Úvod do rozhraní pásu karet

Pás karet je již mnoho let hlavní součástí aplikací sady Office, jako je Access. Poprvé byl představen v Office 2007 a byl navržen s ohledem na snazší navigaci. Se stuhou nikdy nebudete muset používat staromódní nabídky s více úrovněmi dílčích nabídek.

jak změnit zrychlení myši

Silně vizuální rozhraní vám pomůže rychle najít nástroje, které znáte a máte rádi. Pás karet je váš hlavní způsob navigace v aplikaci Access, otevírá se vám příležitost formátovat text, vkládat prvky, implementovat funkce, vylepšovat databázi a mnoho dalšího.

Na rozdíl od dřívějších verzí aplikace Access má pás karet v nových verzích, jako jsou Access 2016 a Access 2019, plošší a kompaktní design, který umožňuje menší nepořádek na obrazovce, který vás odvádí od práce. Toto minimalistické rozhraní dává aplikaci Access moderní a stylový vzhled, který ji odlišuje od konkurence.

Umístění nástrojů a funkcí je zhruba stejné jako u předchozích verzí, takže byste neměli mít potíže s nalezením svých oblíbených příkazů. Pokud máte potíže, stačí použít novou funkci Tell Me.

Pracujte rychleji s lištou Tell Me

Funkce „Řekni mi, co chceš udělat“ nebo jednoduše „Řekni mi“ má za cíl přinést nástroje na dosah, i když neznáte jejich přesné místo na pásu karet. Poprvé byl přidán do většiny aplikací Office 2016 a získal pobyt také v Office 2019. Můžete jej použít kliknutím na něj hned vedle poslední karty na pásu karet nebo stisknutím klávesy Alt + Q klávesy na klávesnici. Všimnete si, že tato funkce vám umožňuje psát - to je, když můžete říci Accessu, co chcete dělat.

Na základě vašeho zadání navrhne Access nástroje, které se vztahují k tomu, co hledáte. Například pokud zadáte „ list vlastností „Panel Řekni mi automaticky zobrazí možnosti, které vám umožní vytvořit nebo upravit list vlastností, a dokonce navrhne další nástroje související s listem.

I když se považujete za přístupového guru, funkce Tell Me vám pomůže urychlit práci. Už nikdy nebudete muset prohledávat pás karet nebo hledat online, abyste znovu našli nějakou funkci.

zprůhlednění hlavního panelu Windows 10

Seznamte se s kulisou

Když kliknete na nabídku Soubor v aplikaci Access (a další aplikaci Office), dostanete se do oblasti, kterou společnost Microsoft nazývá „zákulisí“. Zde místo zobrazení karty s příkazy seřazenými na pásu karet získáte celostránkové zobrazení informací a různých základních úkolů pro otevírání a ukládání souborů, tisk a další možnosti sdílení.

Kromě toho můžete pomocí nabídky Soubor zobrazit informace o aktuálně otevřeném souboru. To znamená vidět čas, kdy byl vytvořen, naposledy změněn, vlastníka, stejně jako velikost souboru a mnoho dalšího. Můžete také použít funkci Compact & Repair nebo přidat ochranu hesla jako vlastník souboru.

Definování databázových objektů v Accessu

Nyní, když jsme dostali základní rozhraní dolů, je čas seznámit se s databázovými objekty, se kterými budete pracovat v Accessu. Tyto objekty uvidíte v navigačním podokně vlevo, jakmile začnou vytvářet vaše projekty. Objekty můžete vytvářet na kartě Vytvořit na pásu karet a v budoucnu je kdykoli upravit tak, aby se přizpůsobily změnám v databázi. Pojďme se rychle seznámit s možnostmi vašich objektů:

• Tabulky ukládají související data do řádků (záznamů) a sloupců (polí). Fungují podobně jako buňky v aplikaci Excel a pravděpodobně tvoří velkou část vašich projektů.
• Dotazy zobrazují, počítají, třídí, filtrují, mění a zkoumají data uložená ve vašich tabulkách.
• Formuláře jsou vlastní obrazovky, které vám umožňují snadno zadávat nová data a prohlížet již existující data v tabulce.
• Zprávy zobrazují data z tabulky nebo dotazu v tištěném formátu, což je ideální pro kontrolu a kontrolu chyb.
• Makra jsou schopna automatizovat opakující se úkoly. Makro můžete spustit kliknutím na tlačítko nebo stisknutím klávesové zkratky přiřazené k makru.
• Moduly jsou skupiny procedur, napsané v jazyce Visual Basic a slouží také k automatizaci úkolů.

Polní datové typy

Existuje mnoho způsobů práce s poli v Accessu, které usnadňují práci s různými projekty. Například definování pole jako čísla namísto textu umožňuje aplikaci Access provádět výpočty s tímto polem.

Zde je rychlý přehled o různé datové typy můžete zadat a jejich chování:

• Krátký text: Uloží maximálně 255 znaků textu nebo čísel.
• Dlouhý text: Uloží text až 64 000 znaků.
• Číslo: Ukládá čísla a umožňuje provádět výpočty pomocí datové buňky.
• Datum / čas: Ukládá data a / nebo časy.
• Měna: Ukládá čísla a symboly, které představují skutečné měny.
• AutoNumber: Automaticky přiřadí každému záznamu jedinečné číslo.
• Ano / Ne: Uloží hodnotu Ano nebo Ne.
• Objekt OLE: Ukládá objekty vytvořené v jiných aplikacích, například v tabulce aplikace Excel, dokumentu Word nebo grafice aplikace PowerPoint.
• Hypertextový odkaz: Ukládá odkazy, na které lze kliknout a otevřít webové stránky nebo soubory v síti.
• Příloha: Umožňuje připojit soubor nebo obrázek k databázi.
• Velké číslo: Uloží nepeněžní číselnou hodnotu. (K dispozici pouze v aplikaci Access 2019.)

Začněte šablonou

Zastrašuje vás prázdný dokument? V aplikaci Access máte obrovskou knihovnu šablon, která je již integrována do aplikace a která vám pomůže začít. To vám dává obrovský rychlý start při práci na projektech jakéhokoli rozsahu. V každé z uvedených kategorií najdete více šablon, což znamená, že při každém vytvoření nového dokumentu je k dispozici obrovská škála. I po výběru šablony máte stále mnoho možností, jak následně plně upravit a upravit databázi.

Vždy zálohujte databázi

Toto je tip i pro veterány Accessu. Vždy, a tím to myslíme, vždy pravidelně vytvářejte zálohy vaší databáze. Nikdy nevíte, co se může v budoucnu s vašimi soubory stát kvůli neočekávaným okolnostem. Může být záchranářem mít snadno dostupné zálohy z cloudu nebo jiného počítače.

Užitečné přístupové zkratky, které by měl každý znát

Abychom tento cheat sheet ukončili, rozhodli jsme se zahrnout některé z nejužitečnějších klávesových zkratek Accessu, které můžete použít k urychlení práce:

• Novou databázi můžete rychle vytvořit stisknutím Ctrl + N .
• Chcete-li do svého datového listu nebo formuláře přidat nový záznam, stiskněte Ctrl + znaménko plus (+) na klávesnici.
• Stránku můžete přiblížit a oddálit stisknutím klávesy Z.
• Přepnout navigační podokno pomocí F11 .
• Otevřete kartu Najít a vyhledejte v datovém listu nebo formuláři pomocí Ctrl + F .
• Svou databázi můžete rychle uložit pomocí Ctrl + S .

Pokud hledáte softwarovou společnost, které můžete důvěřovat pro její integritu a čestné obchodní praktiky, nehledejte nic jiného než SoftwareKeep. Jsme Microsoft Certified Partner a BBB Accredited Business, kterému záleží na tom, abychom našim zákazníkům přinesli spolehlivé a uspokojivé zkušenosti s potřebnými softwarovými produkty. Budeme s vámi před, během a po všech prodejích. To je naše 360stupňová záruka softwaru. Tak na co čekáš? Zavolejte nám ještě dnes +1877 315 ​​1713 nebo pošlete e-mail na adresu sales@softwarekeep.com. Také nás můžete kontaktovat prostřednictvím živého chatu.